Training Syllabus:
OFFICE MANAGEMENT AND FILING SYSTEM
OVERVIEW:
Perkembangan teknologi informasi yang sampai sekarang ini tengah berlangsung ternyata juga telah dimanfaatkan sistem perkantoran. Komputer, perangkat komunikasi, reproduksi informasi bukanlah benda yang asing pada lingkungan sebuah kantor. Peralatan-peralatan tersebut kenyataannya telah mempercepat dan mempermudah penyelesaian tugas-tugas adminstratif perkantoran, dan lagi hasilnya juga lebih teliti dan lebih rapi, serta respon yang cepat. Dengan adanya fenomena diatas, maka fungsi sebuah kantor bukan lagi sebagai tempat memproses aktifitas surat-menyurat, namun telah berkembang menjadi sebuah lingkungan. Oleh karena itu, fungsi dan tanggung jawab seorang manajer kantor telah bergeser menjadi semakin kompleks. Sebagai sebuah lingkungan, pengelolaan kantor harus dilakukan melalui fungsi-fungsi manajemen, yakni Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan. Pelatihan ini ditujukan untuk membekali para manajer/ kepala kantor tentang paradigma baru pengelolaan kantor, dimana kantor telah menjadi sebuah lingkungan yang keberadaannya sangat penting bagi kesuksesan bisnis. Dalam kaitan ini kantor harus di kelola berdasarkan prinsip-prinsip manajemen modern.
TRAINING OBJECTIVE:
1. Peserta pelatihan memahami paradigma baru manajemen perkantoran
2. Peserta pelatihan memahami prinsip-prinsip dalam memanage aktifitas perkantoran.
3. Peserta pelatihan dapat meng-evaluasi lingkungan perkantoran dimana mereka bekerja, berdasarkan paradigma baru manajemen perkantoran.
TRAINING MATERIAL OUTLINE:
1. Fungsi manajemen dalam kantor
1.1. Pengertian
1.2. Aliran-Aliran manajemen
1.3. Pendekatan Hubungan Manusia
1.4. Pendekatan hubungan Sosial
1.5. Fungsi dan Peranan kantor
2. Otomatisasi dan Fungsi Informasi
2.1. Sistem manajemen informasi
2.2. Peran manajemen dalam sistem informasi
2.3. Makna otomatisasi dalam kantor
2.4. Perencanaan otomatisasi kegiatan kantor
2.5. Dampak otomatisasi dalam kantor
3. Perencanaan dan pengorganisasian Kegiatan Kantor
3.1. Penerapan prinsip-prinsip manajemen dalam kantor
3.2. Bentuk organisasi
3.3. Sentralisasi VS desentralisasi
3.4. Struktur organisasi
4. Manajemen ruang kantor
4.1. Prinsip manajemen ruang
4.2. Tujuan ruang
4.3. Pengorganisasian manajemen ruang
4.4. Perencanaan ruang
4.5. Pemilihan lingkungan fisik
5. Konsep Komunikasi
5.1. Proses komunikasi
5.2. Komunikasi yang efektif
5.3. Hambatan komunikasi
5.4. Saluran komunikasi
6. Komunikasi dalam kantor
6.1. Sistem komunikasi
6.2. Media komunikasi tulisan
6.3. Media elektronik dalam komunikasi
7. Komunikasi antar kantor
7.1. Media komunikasi lisan
7.2. Media komunikasi tulisan
7.3. Dampak teknologi dalam komunikasi
8. Aktifitas kantor
8.1. Administrasi
8.2. Informasi
8.3. Keperluan-keperluan informasi
8.4. Dokumentasi dan pengarsipan
9. Alat bantu administrasi
9.1. Formulir
9.2. Desain formulir
9.3. Sistem kartu
9.4. Sistem kartu ponds
9.5. Sistem-sistem komputer
10. Identifikasi, dokumentasi, dan Filing
10.1. Klasifikasi
10.2. UDC
10.3. Klasifikasi Modern
10.4. Peng-kodean
10.5. Filing
12. Inventarisasi, pertanggung jawaban dan evaluasi
12.1. Situasi umum
12.2. Teknik skema
12.3. Pertanggung jawaban
12.4. Administrasi kas
12.5. Administrasi debitur dan kreditur
12.6. Adminstrasi persediaan
13. Evaluasi dan Reorganisasi
13.1. Budgeting
13.2. Budget perusahaan
13.3. Verifikasi angka
13.4. Pembatasan biaya
13.5. Penelitian organisasi
13.6. Analisis
13.7. Organisasi dan informasi
14. Penyeliaan dan motivasi karyawan
14.1. Tanggung jawab manajer kantor
14.2. Motivasi kerja
14.3. Hak dan fasilitas karyawan
15. Pelatihan dan pengembangan karyawan
15.1. Tujuan pelatihan dan pengembangan
15.2. Macam-macam pelatihan
15.3. Teknik dan metode pelatihan
15.4. Orientasi
15.5. Promosi
15.6. Mutasi
16. Prosedur Administrasi
17. Proses Pemecahan Masalah
WHO SHOULD ATTEND THIS TRAINING?:
1. Sekretaris
2. Kepala Administrasi / Kantor ( dalam setiap Divisi )
3. Pendidikan sekurang-kurangnya D III
4. Pengalaman kerja sekurang-kurangnya 1 tahun
5. Karyawan yang dipersiapkan untuk menduduki jabatan kepala Adminstrasi / Kantor, dengan Ijasah S1.
INSTRUCTOR : Tim Instruktur dari Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) yang sudah berpengalaman mengajar di bidang kompetensi terkait
VENUE : Kagum Group Hotel Bandung (Golden Flower, Banana Inn, Serela, Gino Feruci), Amaroossa Hotel, Noor Hotel, Grand Setiabudi Hotel, dll
TRAINING DURATION : 4 days
TRAINING TIME :
- 09 Jan 2023-12 Jan 2023
- 06 Feb 2023-09 Feb 2023
- 13 Mar 2023-16 Mar 2023
- 10 Apr 2023-13 Apr 2023
- 15 May 2023-18 May 2023
- 06 Jun 2023-09 Jun 2023
- 10 Jul 2023-13 Jul 2023
- 21 Aug 2023-24 Aug 2023
- 11 Sep 2023-14 Sep 2023
- 09 Oct 2023-12 Oct 2023
- 13 Nov 2023-16 Nov 2023
- 05 Dec 2023-08 Dec 2023
INVESTMENT PRICE/PERSON :
1. Rp. 8.500.000/person (full fare) or
2. Rp. 8.250.000/person (early bird, payment 1 week before training) or
3. Rp. 7.950.000/person (if there are 3 persons or more from the same company)
FACILITIES FOR PARTICIPANTS :
1. Training Module
2. Flash Disk contains training material
3. Certificate
4. Stationeries: NoteBook and Ballpoint
5. T-Shirt
6. Backpack
7. Training Photo
8. Training room with full AC facilities and multimedia
9. Lunch and twice coffeebreak everyday of training
10. Qualified instructor
11. Transportation for participants from hotel of participants to/from hotel of training (if minimal number of participants from one company is 4 persons)