DIGITAL FILING SYSTEM

Training Syllabus:
DIGITAL FILING SYSTEM

INTRODUCTION :
Penataan arsip pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Ada 2 metode sistem yang dapat diterapkan dalam kegiatan penataan arsip yaitu Records Management System (RMS) dan Electronic Filing System (EFS). Records Management System disahkan dalam UU No.43/2009 tentang Kearsipan dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam PP No.28/2012. Sedangkan Electronic Filing System disahkan dalam UU No.11/2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam PP No.82/2012. Di dalam sistem EFS terdapat penerapan Electronic Imaging System agar organisasi memiliki digital copy yang praktis dan tidak membutuhkan tempat fisik tertentu dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali pada saat diperlukan dengan waktu yang singkat. Apabila ke-2 metode penataan arsip diatas dapat diterapkan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi, maka dapat meningkatkan kinerja pelayanan dan efisiensi tempat penyimpanan arsip dari organisasi tersebut.

TRAINING MATERIAL OUTLINE :
Electronic filing implementation
Session 1
• Struktur perundang-undangan yang diberlakukan di Republik Indonesia.
• Pemaparan dari isi Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan penjelasan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang tersebut dalam pengertian secara umum sebagai berikut : 1) Kearsipan, 2) Arsip dinamis, 3) Arsip aktif, 4) Arsip inaktif, 5) Arsip vital, 6) Arsip statis, 7) Unit pengolah, 8) Unit kearsipan, 9) Jadwal Retensi Arsip, 10) Penyusutan arsip, 11) Pemusnahan arsip, 12) Penyerahan arsip statis, 13) Pemeliharaan arsip, 14) Penggunaan arsip, 15) Pemberkasan, 16) Retensi arsip
• Model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.
• Contoh SOP Manajemen Kearsipan.

Session 2
• Model records continuous model pada sistem manajemen electronic filing.
• Electronic Imaging System.
• Pentingnya Electronic Imaging System diimplementasikan di semua organisasi.
• Membuat digital document (OCR Scanning) dalam format .pdf edited.
• Menambahkan text pada digital document.
• Memasukan digital assign yang sudah diproteksi ke dalam digital document

Session 3
• Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi khususnya electronic filing.
• Aplikasi untuk Records Management System dalam EFS.
• Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFS software.
• Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFS.
• Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level Security User Access Application.
• Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Control process.

Session 4
• Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
• Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
• Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
• Document Capture Process baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian di-convert menjadi document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).
• Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFS.

VENUE : Kagum Group Hotel Bandung (Golden Flower, Banana Inn, Serela, Gino Feruci), Amaroossa Hotel, Noor Hotel, Grand Setiabudi Hotel, dll

TRAINING DURATION : 3 hari

TRAINING TIME :

INVESTMENT PRICE/PERSON :
1. Rp 6.500.000/person (full fare) or
2. Rp 6.250.000/person (early bird, payment 1 week before training) or
3. Rp 5.950.000/person (if there are 3 or more participants from the same company)

FACILITIES FOR PARTICIPANTS:
1. Modul Training
2. Flashdisk Training berisi materi training
3. Sertifikat
4. ATK: NoteBook dan Ballpoint
5. T-Shirt
6. Ransel
7. Foto Training
8. Ruang Training dengan fasilitas Full AC dan multimedia
9. Makan siang dan 2 kali coffeebreak
10. Instruktur yang Qualified