DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM AND ELECTRONIC FILING

Training Syllabus:
DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM AND ELECTRONIC FILING

PENDAHULUAN :
Seiring berjalannya era perdagangan internasional dan globalisasi, dirasakan persaingan sangat kompetitif. Informasi yang lengkap dan akurat yang dihasilkan dari kegiatan atau transaksi organisasi memiliki peranan penting dalam dunia pemerintahan (Good Governance) dan bisnis. Pengelolaan informasi yang tepat guna diharapkan akan memberikan nilai lebih (value added), baik bagi organisasi pemerintah pusat, daerah maupun bisnis mutlak harus dikelola dengan sebaik-baiknya.

Arsip merupakan pertanggungjawaban kerja yang harus selalu dipelihara dirawat dan dilindungi keberadaannya. Namun tidak seluruh arsip diperlakukan sama karena arsip akan diperlakukan sesuai dengan nilai guna yang dikandungnya dan akan menjadi pusat ingatan yang akan menjadi referensi dalam hal-hal tertentu pada saat management mengambil keputusan.

Perlindungan keberadaan arsip telah diatur oleh Undang-undang No.7 Thn.
1971, tentang Ketentuan-ketentuan pokok kearsipan dan Undang-undang tersebut diberlakukan baik pada instansi Pemerintah maupun Swasta dan harus dilaksanakan. Instansi Pemerintah pada umumnya telah memberlakukan Undang-Undang tersebut namun Perusahaan swasta karena keterbatasan yang ada kurang memperioritaskan pengelolaan arsip.

Sangat disadari bahwa Arsip akan selalu bertambah seiring dengan berkembangnya kegiatan organisasi dan kegiatan usaha sehingga pada saatnya akan merupakan beban bagaimana harus mengelolanya. Peraturan Pemerintah RI No. 34 tahun 1979, tentang Penyusutan Arsip merupakan solusi bagaimana menangani arsip.

Keterbatasan ruangan kerja telah merupakan masalah tersendiri belum termasuk ruangan untuk menempatkan arsip yang pada saat tertentu dikemudian hari merupakan masalah besar.

Peraturan Pemerintah No. 34/1979 merupakan jalan keluar agar penyimpanan arsip tidak akan merupakan masalah besar dikemudian hari tetapi harus selalu diwaspadai karena arsip akan selalu bertambah berdasarkan deret ukur sedangkan penyusutan berdasarkan deret hitung

TUJUAN TRAINING :
Paket pendidikan dan pelatihan kearsipan ini diharapkan dapat :

1. Meningkatkan kesadaran terhadap fungsi dan peranan arsip sebagai bukti akuntabilitas dan mendukung proses pengambilan keputusan pada organisasi baik pemerintah pusat, daerah maupun bisnis.
2. Meningkatkan wawasan, dan pengetahuan di bidang kearsipan, sehingga terciptanya profesionalisme bagi pengelola arsip.
3. Meningkatkan dan mengembangkan keterampilan dibidang kearsipan, sehingga setelah mengikuti diklat dapat memberikan kontribusi bagi organisasi untuk mencapai efektifitas dan efisiensi kerja serta mengantisipasi hilangnya arsip/dokumen yang mempunyai nilai memori organisasi dan sumber

METODE TRAINING :
Metode yang digunakan dalam pelatihan ini adalah lektur, workshop, studi kasus dan konsultasi interaktif.

CAKUPAN MATERI TRAINING :

1. Konsep dan pengenalan pengelolaan arsip dinamis secara elektronik dan peranannya dalam organisasi
2. Pengenalan teknologi pengelolaan arsip elektronik baik software dan hardware
3. Pengelolaan dokumen dengan bantuan teknologi informasi menggunakan buku agenda elektronik hingga distribusi & disposisi
4. Aspek penting dalam implementasi pengelolaan arsip secara digital dan aspek legalitasnya
5. Perancangan, penggunaan sistem & struktur (penamaan, penyimpanan & pengendalian) arsip elektronik dengan software

VENUE TRAINING : Kagum Group Hotel Bandung (Golden Flower, Banana Inn, Serela, Gino Feruci), Amaroossa Hotel, Noor Hotel, Grand Setiabudi Hotel, dll

TRAINING DURATION : 3 hari

WAKTU TRAINING :

HARGA INVESTASI/PESERTA :
1. Rp. 6.500.000/peserta (bayar penuh) atau
2. Rp. 6.250.000/peserta (early bird, yang membayar 1 minggu sebelum training) atau
3. Rp. 5.950.000/peserta (peserta bergroup yang terdiri dari 3 peserta atau lebih dari 1 perusahaan yang sama)

FACILITIES FOR PARTICIPANTS:
1. Modul Training
2. Flashdisk Training berisi materi training
3. Sertifikat
4. ATK: NoteBook dan Ballpoint
5. T-Shirt
6. Ransel
7. Foto Training
8. Ruang Training dengan fasilitas Full AC dan multimedia
9. Makan siang dan 2 kali coffeebreak
10. Instruktur yang Qualified