PROFESSIONAL SECRETARY SKILLS

Training Syllabus:

PROFESSIONAL SECRETARY SKILLS

LATAR BELAKANG:

Seorang sekretaris ataupun yang bekerja pada bagian secretariat, merupakan pekerjaan yang membutuhkan skill yang baik dan mempunyai mental yang kuat. Ketrampilan dasar sekretarial bagi sekretaris pemula atau staf administrasi yang tidak memiliki secretarial background ini dimaksudkan untuk memberi dasar pengetahuan kepada peserta mengenai lingkup tugas dan tanggung-jawabnya sebagai sekretaris profesional. Pada era  ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para manajer butuh dukungan yang besar dari para bawahannya untuk mengontrol sistem yang baru.

MANFAAT PELATIHAN:

  • Membekali peserta dengan berbagai ketrampilan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris, atau yang berhubungan dengan kesekretariatan.
  • Meningkatkan rasa tanggung-jawab seorang sekretaris terhadap tugas-tugas yang dibebankan oleh perusahaan atau pimpinannya
  • Meningkatkan motivasi peserta dalam menjalankan tugas-tugas rutinnya
  • Meningkatkan kemampuan dan keahlian sekretaris sehingga menjadi sekretaris yang handal dan professional.
  • Mampu mengaplikasikan peran sekretaris di era globalisasi ini.
  • Mempunyai kemampuan komunikasi.

 

CAKUPAN MATERI TRAINING

 

  1. SESI I: PERAN, TUGAS, FUNGSI DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS
  • Peran, tugas, dan tanggung-Jawab sekretaris
  • Fungsi strategis sekretaris profesional.
  • Kiat untuk menjadi sekretaris yang handal dan profesional.
  • Mental dasar seorang sekretaris profesional: sikap positif, motivasi, integritas.
  1. SESI II: MENANGANI PIMPINAN DAN STAFF PIMPINAN
  • Apa yang diharapkan pimpinan
  • Menanggani pimpinan/departemen
  • Mengenal staf pimpinan
  • Keterampilan kepemimpinan oleh sekretaris
  • Peran dan ketrampilan yang perlu dikembangkan sekretaris dalam melayani pelanggan internal maupun eksternal.
  1. SESI III: MENANGGANI RAPAT DAN NOTULEN
  • Merencanakan meeting/rapat
  • Menyusun agenda yang efektif
  • Notulen / minute of meeting
  • Teknik merangkum hasil meeting yang efektif
  1. SESI IV: MENGELOLA ARSIP DAN KORESPONDENSI
  • Mengelola kearsipan
  • Teknik pengelolaan arsip yang benar
  • Kunci sukses management arsip dan Data Base
  • Mengelola surat masuk dan keluar
  1. SESI V: KOMUNIKASI
  • Proses komunikasi dalam satu kantor dan fungsi dan peran executive secretary dalam Public Communications/Public Relations
  • Mendengar aktif, asertif dan proaktif
  • Tugas dan tanggung jawab sekretaris dalam pengembangan komunikasi
  • Bagaimana menjaga image organisasi bagi dunia luar/pencitraan positif
  1. SESI VI: MENGELOLA WAKTU DAN STRES
  • Menanggani waktu/pengaturan waktu/jadwal
  • Menentukan Prioritas
  • Menanggani stress
  • Menanggani konflik
  1. SESI VII: PENAMPILAN DAN ETOS KERJA
  • Bagaimana mempunyai penampilan yang terbaik
  • Cara berbusana
  • Cara berjalan
  • Etika kerja / Tata krama lingkungan kerja.
  1. SESI VIII: ETIKA MAKAN
  • Etika makan / Table Manners

 

SASARAN PESERTA TRAINING

  • Sekretaris
  • Administrator
  • Bagian kesekretariatan
  • Para pemula bidang sekretaris

 

METODE PELATIHAN:

  • Pemaparan materi menggunakan modul yang disesuaikan dengan output/ tujuan pelatihan ini.
  • Penyampaian materi diberikan dengan metode pengalaman, sehingga dapat sesuai dengan kondisi lingkungan kerja di perusahaan/organisasi Anda.
  • Pemaparan materi menggunakan media Visual, Auditory, dan Kinestethic peserta.
  • Penyampaian materi untuk menciptakan persepsi baru yang dapat merubah mindset dan pemahaman peserta pelatihan.
  • Praktek/simulasi

 

VENUE :  Yogyakarta (Ibis Styles Hotel/ Ibis Malioboro Hotel/ Jambuluwuk Hotel/ Cavinton Hotel/ Grand Zuri Hotel, dll)

 

TRAINING DURATION :  2 days

 

TRAINING TIME :

Januari 2025Februari 2025Maret 2025April 2025
2 - 3 Januari 20253 - 4 Februari 20253 - 4 Maret 20257 - 8 April 2025
6 - 7 Januari 202510 - 11 Februari 202510 - 11 Maret 202514 - 15 April 2025
13 - 14 Januari 202517 - 18 Februari 202517 - 18 Maret 202521 - 22 April 2025
20 - 21 Januari 202524 - 25 Februari 2025 28 - 29 April 2025
27 - 28 Januari 2025   
    
Mei 2025Juni 2025Juli 2025Agustus 2025
2 - 3 Mei 20252 - 3 Juni 20251 - 2 Juli 20251 - 2 Agustus 2025
5 - 6 Mei 20259 - 10 Juni 20257 - 8 Juli 20254 - 5 Agustus 2025
12 - 13 Mei 202516 - 17 Juni 202514 - 15 Juli 202511 - 12 Agustus 2025
19 - 20 Mei 202523 - 24 Juni 202521 - 22 Juli 202518 - 19 Agustus 2025
26 - 27 Mei 2025 28 - 29 Juli 202525 - 26 Agustus 2025
    
September 2025Oktober 2025November 2025Desember 2025
1 - 2 September 20251 - 2 Oktober 20253 - 4 November 20251 - 2 Desember 2025
8 - 9 September 20256 - 7 Oktober 202510 - 11 November 20258 - 9 Desember 2025
15 - 16 September 202513 - 14 Oktober 202517 - 18 November 202515 - 16 Desember 2025
22 - 23 September 202520 - 21 Oktober 202524 - 25 November 202522 - 23 Desember 2025
29 - 30 September 202527 - 28 Oktober 2025 29 - 30 Desember 2025

INVESTMENT PRICE/PERSON :

  1. Rp. 4.950.000/person (full fare) or
  2. Rp. 4.750.000/person (early bird, payment 1 week before training) or
  3. Rp. 4.500.000/person (if there are 3 persons or more from the same company)

 

FACILITIES FOR PARTICIPANTS:

  1. Training Module
  2. Flash Disk contains training material
  3. Certificate
  4. Stationeries: NoteBook and Ballpoint
  5. T-Shirt
  6. Backpack
  7. Training Photo
  8. Training room with Full AC facilities and multimedia
  9. Lunch and twice coffeebreak every day of training
  10. Qualified Instructor