TEKNIK-TEKNIK PEMBENAHAN DOKUMEN/ARSIP IN AKTIF

Training Syllabus:
TEKNIK-TEKNIK PEMBENAHAN DOKUMEN/ARSIP IN AKTIF

PENDAHULUAN:
Permasalah yang ditimbulkan akibat tidak baiknya pengelolaan records management mengakibatkan penumpukkan dokumen/arsip In Aktif baik di Unit Kerja/Pengolah maupun di Records Centre. Dokumen/Arsip In Aktif adalah Dokumen/arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun akan tetapi masih dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan administrasi di Unit Pengolah/Unit Kerja, yang tiap tahun akan bertambah seiring dengan meningkatnya kegiatan administrasi. Penumpukan dokumen/arsip In Aktif menimbulkan dilema bagi manajemen yaitu : penyediaan tempat/ruang penyimpanan, penyediaan sarana prasana dan perawatan dokumen/arsip yang harus dilakukan disatu sisi, dan disisi lain apakah semua dokumen/arsip harus tetap disimpan, dan berapa lama penyimpanan yang diperlukan, serta bagaimana menyimpan, menata dan mengelola dokumen/arsip In Aktif dengan baik sehingga dapat efisien dan efektif dalam pengelolaannya. Dalam training: Teknik-Teknik Pembenahan dokumen/arsip, peserta diberi solusi dalam menangani permasalahan-permasalah yang ditimbulkan dari penumpukkan dokumen/arsip yang baik, terutama dalam pengelolaan dokumen/arsip In Aktif baik yang masih berada di Unit Kerja/Pengolah atau di Records Centre.

TUJUAN TRAINING:
a. Memahami dasar-dasar manajemen pengelolaan dokumen/arsip In Aktif.
b. Memahami cara mengatasi permasalahan mengapa terjadi penumpukkan dokumen/arsip baik di Unit Kerja/Pengolah dan Recorcd Centre.
c. Memahami bagaimana cara membenahi/mengelola dokumen/arsip In Aktif baik penanganan dokumen/arsip In Aktif yang sudah teratur dan dokumen/arsip yang tidak teratur (kacau/tdk tertata), sesuai teknik-teknik pembenahan dokumen/arsip in aktif.
d. Memahami teknik-teknik dan langkah-langkah pembenahan dokumen/arsip In Aktif.
e. Memahami bisnis proses mengelola dokumen/arsip In Aktif dan pencegahan agar tidak terjadi penumpukkan kembali dokumen/arsip In Aktif akibat dari kegiatan administrasi.
f. Memahami tata cara penyusutan dan pemusnahan dokumen/arsip In Aktif, untuk mengurangi volumen dokumen/arsip sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
g. Memahami penggunaan sarana prasarana pengelolaan dokumen/arsip In Aktif agar lebih efektif dan efisien

CAKUPAN MATERI TRAINING:
1. RECORD MANAGEMENT
a. Pengantar Records Management
• Memahami fungsi dan tanggung jawab administrator dalam membantu manajemen dalam mencapai tujuannya.
• Memahami peranan, arti penting dan fungsi dokumen/arsip dalam adminstrasi kantor sebagai informasi yang harus dikelola dengan baik untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
b. Siklus/Daur Hidup Dokumen/arsip
• Memahami siklus/hidup dokumen/arsip sehingga dapat memahami bagaimana mengendalikan/mengelola dokumen/arsip sejak diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan/istirahat secara berkesinambungan.
c. Landasan Hukum Pengelolaan Dokumen/Arsip
• Memamahi dasar hukum pengelolaan dokumen/arsip sesuai dengan peraturan yang berkaku mengenai: Pengertian, Fungsi, pengorganisasian pengelolaan, penentuan retensi/jangka simpan, tata cara penyusutan dan pemusnahan, alih media dokumen/arsip
d. Penilaian Dokumen/Arsip.
• Memahami penggolongan dan nilai guna dokumen/arsip sehingga memudahkan menentukan masa simpan/retensi dokumen/arsip baik yang akan disimpan atau dimusnahkan.
2. TEKNIK-TEKNIK PEMBENAHAN DOKUMEN/ARSIP IN AKTIF
a. Pembenahan Dokumen/Arsip Teratur
• Memahami teknik dan langkah-langkah menangani dokumen/arsip yang teratur.
• Memahami penggunaan sarana prasarana yang digunakan.
b. Pembenahan Dokumen/Arsip Tidak Teratur/Kacau
• Memahami teknik dan langkah-langkah menangani dokumen/arsip yang tidak teratur.
• Memahami penggunaan sarana prasarana yang digunakan.
c. Penyusutan Dokumen/Arsip
• Memahami pengertian penyusutan dan pemusnahan dokumen/arsip sesuai peraturan yang berlaku baik di Unit Kerja dan Records Centre.
• Memamahi tata cara pemindahan dokumen/arsip dari aktif ke in aktif.
• Memahami tata cara pemusnahan dokumen/arsip baik di Unit Kerja dan Records Centre.
• Memamahi tata cara pemusnahan dokumen/arsip yang retensinya dibawah dan diatas 10 tahun.
• Memahami tata cara layanan peminjaman dokumen/arsp yang diperlukan beserta ketentuan-ketentuan yang harus ditetapkan baik di Unit Kerja maupun di Records Centre.

METODE TRAINING:
Presentasi, Diskusi, Pemecahan Kasus Yang Dihadapai Peserta dan Praktek.

VENUE : Jakarta (Maxone Hotel Menteng, Balairung Hotel Matraman, Sentral Hotel, Haris Tebet, Gd Muamalat Institute, Ibis Manggadua, Little Amaroossa Residence, Cosmo Amaroossa, Zodiak MT. Haryono, Grand Tjokro)

DURATION : 2 days

TRAINING TIME :

INVESTMENT/PERSON :
1. Rp. 4.950.000/person (full fare) or
2. Rp. 4.750.000/person (early bird, payment 1 week before training) or
3. Rp. 4.500.000/person (if there are 3 persons or more from the same company)

FACILITIES FOR PARTICIPANTS :
1. Training Module
2. Flash Disk contains training material
3. Certificate
4. Stationeries: NoteBook and Ballpoint
5. T-Shirt
6. Backpack
7. Training Photo
8. Training room with full AC facilities and multimedia
9. Lunch and twice coffeebreak everyday of training
10. Qualified instructor