RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (RMS)

Training Syllabus:
RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (RMS)
Seri: E-Filing, Records & Retention Management

PENDAHULUAN:
Dalam menciptakan Good Corporate Gorvenance dalam pengelolaan dan penyelenggaraan administrasi sehingga terciptanya Transparasi, Akuntabilitas dan Tata Kelola yang baik sesuai dengan azaz-azas pengelolaan berdasarkan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku, salah satunya diperlukan pemahaman dalam pengelolaan Record Management. Pemahaman Record Management diperlukan dalam pengelolaan dokumen/arsip yang tercipta untuk mencapai tertib adminsitrasi, agar pengelolaannya sesuai dengan prinsip-prinsip kecepatan, ketepapatan dan efisiensi sehingga dapat menyajikan dokumen/arsip yang diperlukan oleh manajmen untuk mengambil keputusan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam menjamin ketersediaan informasi dokumen/arsip yang autentik dan terpercaya, serta menjamin pelindungan kepentingan organisasi/instansi/perusahaan dan mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan dalam pengelolaannya sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang baik, yang sesuai dengan Undang-Undang No 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan dan Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2009, Tentang Kearsipan

TUJUAN TRAINING:
a. Pemahaman tentang arti penting dan peranan dokumen/arsip dalam kegiatan administrasi.
b. Pemahaman tentang peraturan dan perundang-undangan pengelolaan dokumen/arsip yang berlaku sehingga tata kelola dokumen/arsip yang dilakukan dapat dipertanggung jawabkan.
c. Pemahaman tentang siklus/daur hidup dokumen/arsip yang berdampak pada pemahaman dalam pengelololaannya sehingga berkesinambungannya pengelolaan dokumen/arsip sejak diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan dalam suatu sistem yang terpadu.
d. Pemahaman tentang bisnis proses pengendalian, pendistribusian surat/dokumen yang efektif dan efisien baik proses secara manual dan proses secara elektronik (e filing system).
e. Pemahaman tentang karakteristik dokumen/arsip yang tercipta sehingga memudahkan dalam menentukan sistem penataan berkas yang tepat, efektif dan efisien dalam pencariannya baik secara manual maupun elektronik (e filing system).
f. Pemahaman tentang fungsi dokumen/arsip baik penggolongan dan nilai guna dokumen/arsip sehingga memudahkan dalam menentukan jangka simpan/retensi dokumen/arsip yang tercipta.
g. Pemahaman tentang tata cara penyusutan pemindahan dokumen/arsip dari arsip aktif ke in aktif yang tercipta di Unit Kerja/Pengolah.
h. Pemahaman tentang tata cara pemusnahan dokumen/arsip yang umur/retensi dokumen/arsip di bawah dan di atas 10 tahun sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
i. Pemahaman tentang penggunaan sarana dan prasarana pengendalian surat dan pengendalian dokumen/arsip secara tetap, efektif, efisien sehingga dapat hemat dan tepat dalam pemakaian sarana dan prasana yang digunakan.

CAKUPAN MATERI TRAINING:
1. PEMAHAMAN RECORDS MANAGEMENT
a. RECORD MANAGEMENT
• Pengantar Manajemen Kearsipan
 Memahami fungsi dan tanggung jawab administrator dalam membantu manajemen dalam mencapai tujuannya.
 Memahami peranan, arti penting dan fungsi dokumen/arsip dalam adminstrasi kantor sebagai informasi yang harus dikelola dengan baik untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
• Siklus/Daur Hidup Dokumen/arsip
 Memahami siklus/hidup dokumen/arsip sehingga dapat memahami bagaimana mengendalikan/mengelola dokumen/arsip sejak diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan/istirahat secara berkesinambungan.
• Landasan Hukum Pengelolaan Dokumen/Arsip
 Memamahi dasar hukum pengelolaan dokumen/arsip sesuai dengan peraturan yang berkaku mengenai: Pengertian, Fungsi, pengorganisasian pengelolaan, penentuan retensi/jangka simpan, tata cara penyusutan dan pemusnahan, alih media dokumen/arsip.
b. SISTEM PENGELOLAAN DOKUMEN/ ARSIP
• Sistem Pengendalian Surat
 Dapat mamahami dan mengevaluasi bisnis proses pengendalian yang dilakukan saat ini ditempat kerja.
 Memahami bisnis proses dalam pengendalian surat baik pengendalian surat dengan pola lama dan pola baru.sehingga dapat membuat pola pengendalian sesuai dengan pola sistem yang tepat, efektif dan efisien.
 Memahami sarana dan prasarana yang dipergunakan dalam pengendalian surat agar lebih efektif dan efisien.
• Sistem Penataan Berkas
 Memahami sistem penataan berkas sehingga tepat dalam menggunakan sistem penataan berkas sesuai dengan karakteristik dokumen/arsip yang dikelola.
 Dapat mengevaluasi sistem penataan berkas yang dipergunakan saaat ini dengan membandingkan sistem penataan berkas yang ada.
 Dapat menentukan klasifikasi dokumen/arsip sehingga memudahkan dalam pengendalian dan pengelompokkannya.
c. RETENTION MANAGEMENT
• Penilaian Dokumen/Arsip.
 Memahami penggolongan dan nilai guna dokumen/arsip sehingga memudahkan menentukan masa simpan/retensi dokumen/arsip baik yang akan disimpan atau dimusnahkan.
• Penyusutan Dokumen/Arsip
 Memahami pengertian penyusutan dan pemusnahan dokumen/arsip sesuai peraturan yang berlaku baik di Unit Kerja dan Records Centre.
 Memamahi tata cara pemindahan dokumen/arsip dari aktif ke in aktif.
 Memahami tata cara pemusnahan dokumen/arsip baik di Unit Kerja dan Records Centre.
 Memamahi tata cara pemusnahan dokumen/arsip yang retensinya dibawah dan diatas 10 tahun.
 Memahami tata cara layanan peminjaman dokumen/arsp yang diperlukan beserta ketentuan-ketentuan yang harus ditetapkan baik di Unit Kerja maupun di Records Centre.
2. E-FILING SYSTEM
a. E -FILING SYSTEM
• Pengertian E Filing System
 Memahami bisinis proses pengendalian surat secara elektronik filing system yang digunakan.
 Memahami menu dalam modul e filing system
 Memahami pengisian dalam in put modul-modul yang digunakan dalam elektronik filing system.
• Input Data pada Modul
 In put Master yang terdiri dari : Input Kode Klasifikasi dan Indeks
 Input Surat Masuk dan Surat Keluar.
 Input Dokumen
• Pencarian /Penemuan Dokumen/Arsip
 Pencarian dan Penemuan Surat Masuk dan Surat Keluar yang telah di Input.
 Pencarian dan Penemuan Dokumen yang telah di input.
• Reporting
 Penggunaan Kartu Kendali
 Penggunaan Lembar Disposisi
 Reporting Surat Masuk berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.
 Reporting Surat Keluar berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.
 Reporting Dokumen berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.

METODE TRAINING:
Presentasi, Diskusi, Pemecahan Kasus Yang Dihadapai Peserta dan Praktek.

VENUE : Jakarta (Maxone Hotel Menteng, Balairung Hotel Matraman, Sentral Hotel, Haris Tebet, Gd Muamalat Institute, Ibis Manggadua, Little Amaroossa Residence, Cosmo Amaroossa, Zodiak MT. Haryono, Grand Tjokro)

DURATION : 3 days

TRAINING TIME :

INVESTMENT/PERSON :
1. Rp. 6.500.000/person (full fare) or
2. Rp. 6.250.000/person (early bird, payment 1 week before training) or
3. Rp. 5.950.000/person (if there are 3 persons or more from the same company)

FACILITIES FOR PARTICIPANTS :
1. Training Module
2. Flash Disk contains training material
3. Certificate
4. Stationeries: NoteBook and Ballpoint
5. T-Shirt
6. Backpack
7. Training Photo
8. Training room with full AC facilities and multimedia
9. Lunch and twice coffeebreak everyday of training
10. Qualified instructor
11. Peserta mendapatkan CD Aplikasi/Program E-Filing System

REKOMENDASI UNTUK PESERTA:
Peserta dalam pelatihan agar membawa laptop untuk keperluan praktik