RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (RMS)

Training Syllabus:
RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (RMS)
Seri: E-Filing, Records & Retention Management

PENDAHULUAN:
Dalam menciptakan Good Corporate Gorvenance dalam pengelolaan dan penyelenggaraan administrasi sehingga terciptanya Transparasi, Akuntabilitas dan Tata Kelola yang baik sesuai dengan azaz-azas pengelolaan berdasarkan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku, salah satunya diperlukan pemahaman dalam pengelolaan Record Management. Pemahaman Record Management diperlukan dalam pengelolaan dokumen/arsip yang tercipta untuk mencapai tertib adminsitrasi, agar pengelolaannya sesuai dengan prinsip-prinsip kecepatan, ketepapatan dan efisiensi sehingga dapat menyajikan dokumen/arsip yang diperlukan oleh manajmen untuk mengambil keputusan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam menjamin ketersediaan informasi dokumen/arsip yang autentik dan terpercaya, serta menjamin pelindungan kepentingan organisasi/instansi/perusahaan dan mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan dalam pengelolaannya sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang baik, yang sesuai dengan Undang-Undang No 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan dan Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2009, Tentang Kearsipan

TUJUAN TRAINING:
a. Pemahaman tentang arti penting dan peranan dokumen/arsip dalam kegiatan administrasi.
b. Pemahaman tentang peraturan dan perundang-undangan pengelolaan dokumen/arsip yang berlaku sehingga tata kelola dokumen/arsip yang dilakukan dapat dipertanggung jawabkan.
c. Pemahaman tentang siklus/daur hidup dokumen/arsip yang berdampak pada pemahaman dalam pengelololaannya sehingga berkesinambungannya pengelolaan dokumen/arsip sejak diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan dalam suatu sistem yang terpadu.
d. Pemahaman tentang bisnis proses pengendalian, pendistribusian surat/dokumen yang efektif dan efisien baik proses secara manual dan proses secara elektronik (e filing system).
e. Pemahaman tentang karakteristik dokumen/arsip yang tercipta sehingga memudahkan dalam menentukan sistem penataan berkas yang tepat, efektif dan efisien dalam pencariannya baik secara manual maupun elektronik (e filing system).
f. Pemahaman tentang fungsi dokumen/arsip baik penggolongan dan nilai guna dokumen/arsip sehingga memudahkan dalam menentukan jangka simpan/retensi dokumen/arsip yang tercipta.
g. Pemahaman tentang tata cara penyusutan pemindahan dokumen/arsip dari arsip aktif ke in aktif yang tercipta di Unit Kerja/Pengolah.
h. Pemahaman tentang tata cara pemusnahan dokumen/arsip yang umur/retensi dokumen/arsip di bawah dan di atas 10 tahun sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
i. Pemahaman tentang penggunaan sarana dan prasarana pengendalian surat dan pengendalian dokumen/arsip secara tetap, efektif, efisien sehingga dapat hemat dan tepat dalam pemakaian sarana dan prasana yang digunakan.

CAKUPAN MATERI TRAINING:
1. PEMAHAMAN RECORDS MANAGEMENT
a. RECORD MANAGEMENT
• Pengantar Manajemen Kearsipan
 Memahami fungsi dan tanggung jawab administrator dalam membantu manajemen dalam mencapai tujuannya.
 Memahami peranan, arti penting dan fungsi dokumen/arsip dalam adminstrasi kantor sebagai informasi yang harus dikelola dengan baik untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
• Siklus/Daur Hidup Dokumen/arsip
 Memahami siklus/hidup dokumen/arsip sehingga dapat memahami bagaimana mengendalikan/mengelola dokumen/arsip sejak diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan/istirahat secara berkesinambungan.
• Landasan Hukum Pengelolaan Dokumen/Arsip
 Memamahi dasar hukum pengelolaan dokumen/arsip sesuai dengan peraturan yang berkaku mengenai: Pengertian, Fungsi, pengorganisasian pengelolaan, penentuan retensi/jangka simpan, tata cara penyusutan dan pemusnahan, alih media dokumen/arsip.
b. SISTEM PENGELOLAAN DOKUMEN/ ARSIP
• Sistem Pengendalian Surat
 Dapat mamahami dan mengevaluasi bisnis proses pengendalian yang dilakukan saat ini ditempat kerja.
 Memahami bisnis proses dalam pengendalian surat baik pengendalian surat dengan pola lama dan pola baru.sehingga dapat membuat pola pengendalian sesuai dengan pola sistem yang tepat, efektif dan efisien.
 Memahami sarana dan prasarana yang dipergunakan dalam pengendalian surat agar lebih efektif dan efisien.
• Sistem Penataan Berkas
 Memahami sistem penataan berkas sehingga tepat dalam menggunakan sistem penataan berkas sesuai dengan karakteristik dokumen/arsip yang dikelola.
 Dapat mengevaluasi sistem penataan berkas yang dipergunakan saaat ini dengan membandingkan sistem penataan berkas yang ada.
 Dapat menentukan klasifikasi dokumen/arsip sehingga memudahkan dalam pengendalian dan pengelompokkannya.
c. RETENTION MANAGEMENT
• Penilaian Dokumen/Arsip.
 Memahami penggolongan dan nilai guna dokumen/arsip sehingga memudahkan menentukan masa simpan/retensi dokumen/arsip baik yang akan disimpan atau dimusnahkan.
• Penyusutan Dokumen/Arsip
 Memahami pengertian penyusutan dan pemusnahan dokumen/arsip sesuai peraturan yang berlaku baik di Unit Kerja dan Records Centre.
 Memamahi tata cara pemindahan dokumen/arsip dari aktif ke in aktif.
 Memahami tata cara pemusnahan dokumen/arsip baik di Unit Kerja dan Records Centre.
 Memamahi tata cara pemusnahan dokumen/arsip yang retensinya dibawah dan diatas 10 tahun.
 Memahami tata cara layanan peminjaman dokumen/arsp yang diperlukan beserta ketentuan-ketentuan yang harus ditetapkan baik di Unit Kerja maupun di Records Centre.
2. E-FILING SYSTEM
a. E -FILING SYSTEM
• Pengertian E Filing System
 Memahami bisinis proses pengendalian surat secara elektronik filing system yang digunakan.
 Memahami menu dalam modul e filing system
 Memahami pengisian dalam in put modul-modul yang digunakan dalam elektronik filing system.
• Input Data pada Modul
 In put Master yang terdiri dari : Input Kode Klasifikasi dan Indeks
 Input Surat Masuk dan Surat Keluar.
 Input Dokumen
• Pencarian /Penemuan Dokumen/Arsip
 Pencarian dan Penemuan Surat Masuk dan Surat Keluar yang telah di Input.
 Pencarian dan Penemuan Dokumen yang telah di input.
• Reporting
 Penggunaan Kartu Kendali
 Penggunaan Lembar Disposisi
 Reporting Surat Masuk berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.
 Reporting Surat Keluar berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.
 Reporting Dokumen berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.

METODE TRAINING:
Presentasi, Diskusi, Pemecahan Kasus Yang Dihadapai Peserta dan Praktek.

VENUE : Jakarta (Maxone Hotel Menteng, Balairung Hotel Matraman, Sentral Hotel, Haris Tebet, Gd Muamalat Institute, Ibis Manggadua, Little Amaroossa Residence, Cosmo Amaroossa, Zodiak MT. Haryono, Grand Tjokro)

DURATION : 3 days

TRAINING TIME :

INVESTMENT/PERSON :
1. Rp. 6.500.000/person (full fare) or
2. Rp. 6.250.000/person (early bird, payment 1 week before training) or
3. Rp. 5.950.000/person (if there are 3 persons or more from the same company)

FACILITIES FOR PARTICIPANTS :

1. Modul Pelatihan
2. Sertifikat Pelatihan/Attendance
3. Instruktur Qualified
4. Notebook & Ballpoint
5. T-Shirt
6. Goody Bag
7. Dokumentasi Pelatihan
8. Ruang Pelatihan (Full AC & Multimedia)
9. Makan Siang & 2x Coffee Break