TEKNIK-TEKNIK PEMBENAHAN DOKUMEN/ARSIP IN AKTIF

Training Syllabus:

TEKNIK-TEKNIK PEMBENAHAN DOKUMEN/ARSIP IN AKTIF

PENDAHULUAN:

Permasalah yang ditimbulkan akibat tidak baiknya pengelolaan records management mengakibatkan penumpukkan dokumen/arsip In Aktif baik di Unit Kerja/Pengolah maupun di Records Centre. Dokumen/Arsip In Aktif adalah Dokumen/arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun akan tetapi masih dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan administrasi di Unit Pengolah/Unit Kerja, yang tiap tahun akan bertambah seiring dengan meningkatnya kegiatan administrasi. Penumpukan dokumen/arsip In Aktif menimbulkan dilema bagi manajemen yaitu : penyediaan tempat/ruang penyimpanan, penyediaan sarana prasana dan perawatan dokumen/arsip yang harus dilakukan disatu sisi, dan disisi lain apakah semua dokumen/arsip harus tetap disimpan, dan berapa lama penyimpanan yang diperlukan, serta bagaimana menyimpan, menata dan mengelola dokumen/arsip In Aktif dengan baik sehingga dapat efisien dan efektif  dalam pengelolaannya. Dalam training: Teknik-Teknik Pembenahan dokumen/arsip, peserta diberi solusi dalam menangani permasalahan-permasalah yang ditimbulkan dari penumpukkan dokumen/arsip yang baik, terutama dalam pengelolaan dokumen/arsip In Aktif baik yang masih berada di Unit Kerja/Pengolah atau di Records Centre.

 

TUJUAN TRAINING:

  1. Memahami dasar-dasar manajemen pengelolaan dokumen/arsip In Aktif.
  2. Memahami cara mengatasi permasalahan mengapa terjadi penumpukkan dokumen/arsip baik di Unit Kerja/Pengolah dan Recorcd Centre.
  3. Memahami bagaimana cara membenahi/mengelola dokumen/arsip In Aktif baik penanganan dokumen/arsip In Aktif yang sudah teratur dan dokumen/arsip yang tidak teratur (kacau/tdk tertata), sesuai teknik-teknik pembenahan dokumen/arsip in aktif.
  4. Memahami teknik-teknik dan langkah-langkah pembenahan dokumen/arsip In Aktif.
  5. Memahami bisnis proses mengelola dokumen/arsip In Aktif dan pencegahan agar tidak terjadi penumpukkan kembali dokumen/arsip In Aktif akibat dari kegiatan administrasi.
  6. Memahami tata cara penyusutan dan pemusnahan dokumen/arsip In Aktif, untuk mengurangi volumen dokumen/arsip sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  7. Memahami penggunaan sarana prasarana pengelolaan dokumen/arsip In Aktif agar lebih efektif dan efisien

 

CAKUPAN MATERI TRAINING:

  1. RECORD MANAGEMENT
  2. Pengantar Records Management
  • Memahami fungsi dan tanggung jawab administrator dalam membantu manajemen dalam mencapai tujuannya.
  • Memahami peranan, arti penting dan fungsi dokumen/arsip dalam adminstrasi kantor sebagai informasi yang harus dikelola dengan baik untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
  1. Siklus/Daur Hidup Dokumen/arsip
  • Memahami siklus/hidup dokumen/arsip sehingga dapat memahami bagaimana mengendalikan/mengelola dokumen/arsip sejak diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan/istirahat secara berkesinambungan.
  1. Landasan Hukum Pengelolaan Dokumen/Arsip
  • Memamahi dasar hukum pengelolaan dokumen/arsip sesuai dengan peraturan yang berkaku mengenai: Pengertian, Fungsi, pengorganisasian pengelolaan, penentuan retensi/jangka simpan, tata cara penyusutan dan pemusnahan, alih media dokumen/arsip
  1. Penilaian Dokumen/Arsip.
  • Memahami penggolongan dan nilai guna dokumen/arsip sehingga memudahkan menentukan masa simpan/retensi dokumen/arsip baik yang akan disimpan atau dimusnahkan.
  1. TEKNIK-TEKNIK PEMBENAHAN DOKUMEN/ARSIP IN AKTIF
  2. Pembenahan Dokumen/Arsip Teratur
    • Memahami teknik dan langkah-langkah menangani dokumen/arsip yang teratur.
    • Memahami penggunaan sarana prasarana yang digunakan.
  3. Pembenahan Dokumen/Arsip Tidak Teratur/Kacau
    • Memahami teknik dan langkah-langkah menangani dokumen/arsip yang tidak teratur.
    • Memahami penggunaan sarana prasarana yang digunakan.
  4. Penyusutan Dokumen/Arsip
  • Memahami pengertian penyusutan dan pemusnahan dokumen/arsip sesuai peraturan yang berlaku baik di Unit Kerja dan Records Centre.
  • Memamahi tata cara pemindahan dokumen/arsip dari aktif ke in aktif.
  • Memahami tata cara pemusnahan dokumen/arsip baik di Unit Kerja dan Records Centre.
  • Memamahi tata cara pemusnahan dokumen/arsip yang retensinya dibawah dan diatas 10 tahun.
  • Memahami tata cara layanan peminjaman dokumen/arsp yang diperlukan beserta ketentuan-ketentuan yang harus ditetapkan baik di Unit Kerja maupun di Records Centre.

 

METODE TRAINING:

Presentasi, Diskusi, Pemecahan Kasus Yang Dihadapai Peserta dan Praktek.

 

INSTRUCTOR :   Muhammad Apri parayogi and Team

 

VENUE : Jakarta (Maxone Hotel Menteng, Balairung Hotel Matraman, Sentral Hotel, Haris Tebet, Gd Muamalat Institute, Ibis Manggadua, Little Amaroossa Residence, Cosmo Amaroossa, Zodiak MT. Haryono, Grand Tjokro)

 

DURATION :   2 days

 

TRAINING TIME :

  1. 02 Jan 2020-03 Jan 2020
  2. 24 Feb 2020-25 Feb 2020
  3. 23 Mar 2020-24 Mar 2020
  4. 06 Apr 2020-07 Apr 2020
  5. 18 Mei 2020-19 Mei 2020
  6. 22 Jun 2020-23 Jun 2020
  7. 06 Jul 2020-07 Jul 2020
  8. 24 Agust 2020-25 Agust 2020
  9. 07 Sep 2020-08 Sep 2020
  10. 26 Okt 2020-27 Okt 2020
  11. 23 Nop 2020-24 Nop 2020
  12. 07 Des 2020-08 Des 2020

 

 

INVESTMENT/PERSON :

  1. 4.500.000/person (full fare) or
  2. 4.250.000/person (early bird, payment 1 week before training) or
  3. 3.950.000/person (if there are 3 persons or more from the same company)

 

FACILITIES FOR PARTICIPANTS :

  1. Training Module
  2. Flash Disk contains training material
  3. Certificate
  4. Stationeries: NoteBook and Ballpoint
  5. T-Shirt
  6. Backpack
  7. Training Photo
  8. Training room with full AC facilities and multimedia
  9. Lunch and twice coffeebreak everyday of training
  10. Qualified instructor