Training Syllabus:
TEKNIK-TEKNIK PEMBENAHAN DOKUMEN/ARSIP IN AKTIF
PENDAHULUAN:
Permasalah yang ditimbulkan akibat tidak baiknya pengelolaan records management mengakibatkan penumpukkan dokumen/arsip In Aktif baik di Unit Kerja/Pengolah maupun di Records Centre. Dokumen/Arsip In Aktif adalah Dokumen/arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun akan tetapi masih dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan administrasi di Unit Pengolah/Unit Kerja, yang tiap tahun akan bertambah seiring dengan meningkatnya kegiatan administrasi. Penumpukan dokumen/arsip In Aktif menimbulkan dilema bagi manajemen yaitu : penyediaan tempat/ruang penyimpanan, penyediaan sarana prasana dan perawatan dokumen/arsip yang harus dilakukan disatu sisi, dan disisi lain apakah semua dokumen/arsip harus tetap disimpan, dan berapa lama penyimpanan yang diperlukan, serta bagaimana menyimpan, menata dan mengelola dokumen/arsip In Aktif dengan baik sehingga dapat efisien dan efektif dalam pengelolaannya. Dalam training: Teknik-Teknik Pembenahan dokumen/arsip, peserta diberi solusi dalam menangani permasalahan-permasalah yang ditimbulkan dari penumpukkan dokumen/arsip yang baik, terutama dalam pengelolaan dokumen/arsip In Aktif baik yang masih berada di Unit Kerja/Pengolah atau di Records Centre.
TUJUAN TRAINING:
- Memahami dasar-dasar manajemen pengelolaan dokumen/arsip In Aktif.
- Memahami cara mengatasi permasalahan mengapa terjadi penumpukkan dokumen/arsip baik di Unit Kerja/Pengolah dan Recorcd Centre.
- Memahami bagaimana cara membenahi/mengelola dokumen/arsip In Aktif baik penanganan dokumen/arsip In Aktif yang sudah teratur dan dokumen/arsip yang tidak teratur (kacau/tdk tertata), sesuai teknik-teknik pembenahan dokumen/arsip in aktif.
- Memahami teknik-teknik dan langkah-langkah pembenahan dokumen/arsip In Aktif.
- Memahami bisnis proses mengelola dokumen/arsip In Aktif dan pencegahan agar tidak terjadi penumpukkan kembali dokumen/arsip In Aktif akibat dari kegiatan administrasi.
- Memahami tata cara penyusutan dan pemusnahan dokumen/arsip In Aktif, untuk mengurangi volumen dokumen/arsip sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
- Memahami penggunaan sarana prasarana pengelolaan dokumen/arsip In Aktif agar lebih efektif dan efisien
CAKUPAN MATERI TRAINING:
- RECORD MANAGEMENT
- Pengantar Records Management
- Memahami fungsi dan tanggung jawab administrator dalam membantu manajemen dalam mencapai tujuannya.
- Memahami peranan, arti penting dan fungsi dokumen/arsip dalam adminstrasi kantor sebagai informasi yang harus dikelola dengan baik untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
- Siklus/Daur Hidup Dokumen/arsip
- Memahami siklus/hidup dokumen/arsip sehingga dapat memahami bagaimana mengendalikan/mengelola dokumen/arsip sejak diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan/istirahat secara berkesinambungan.
- Landasan Hukum Pengelolaan Dokumen/Arsip
- Memamahi dasar hukum pengelolaan dokumen/arsip sesuai dengan peraturan yang berkaku mengenai: Pengertian, Fungsi, pengorganisasian pengelolaan, penentuan retensi/jangka simpan, tata cara penyusutan dan pemusnahan, alih media dokumen/arsip
- Penilaian Dokumen/Arsip.
- Memahami penggolongan dan nilai guna dokumen/arsip sehingga memudahkan menentukan masa simpan/retensi dokumen/arsip baik yang akan disimpan atau dimusnahkan.
- TEKNIK-TEKNIK PEMBENAHAN DOKUMEN/ARSIP IN AKTIF
- Pembenahan Dokumen/Arsip Teratur
- Memahami teknik dan langkah-langkah menangani dokumen/arsip yang teratur.
- Memahami penggunaan sarana prasarana yang digunakan.
- Pembenahan Dokumen/Arsip Tidak Teratur/Kacau
- Memahami teknik dan langkah-langkah menangani dokumen/arsip yang tidak teratur.
- Memahami penggunaan sarana prasarana yang digunakan.
- Penyusutan Dokumen/Arsip
- Memahami pengertian penyusutan dan pemusnahan dokumen/arsip sesuai peraturan yang berlaku baik di Unit Kerja dan Records Centre.
- Memamahi tata cara pemindahan dokumen/arsip dari aktif ke in aktif.
- Memahami tata cara pemusnahan dokumen/arsip baik di Unit Kerja dan Records Centre.
- Memamahi tata cara pemusnahan dokumen/arsip yang retensinya dibawah dan diatas 10 tahun.
- Memahami tata cara layanan peminjaman dokumen/arsp yang diperlukan beserta ketentuan-ketentuan yang harus ditetapkan baik di Unit Kerja maupun di Records Centre.
METODE TRAINING:
Presentasi, Diskusi, Pemecahan Kasus Yang Dihadapai Peserta dan Praktek.
INSTRUCTOR : Muhammad Apri parayogi and Team
VENUE : Jakarta (Maxone Hotel Menteng, Balairung Hotel Matraman, Sentral Hotel, Haris Tebet, Gd Muamalat Institute, Ibis Manggadua, Little Amaroossa Residence, Cosmo Amaroossa, Zodiak MT. Haryono, Grand Tjokro)
DURATION : 2 days
TRAINING TIME :
- 02 Jan 2020-03 Jan 2020
- 24 Feb 2020-25 Feb 2020
- 23 Mar 2020-24 Mar 2020
- 06 Apr 2020-07 Apr 2020
- 18 Mei 2020-19 Mei 2020
- 22 Jun 2020-23 Jun 2020
- 06 Jul 2020-07 Jul 2020
- 24 Agust 2020-25 Agust 2020
- 07 Sep 2020-08 Sep 2020
- 26 Okt 2020-27 Okt 2020
- 23 Nop 2020-24 Nop 2020
- 07 Des 2020-08 Des 2020
INVESTMENT/PERSON :
- 4.500.000/person (full fare) or
- 4.250.000/person (early bird, payment 1 week before training) or
- 3.950.000/person (if there are 3 persons or more from the same company)
FACILITIES FOR PARTICIPANTS :
- Training Module
- Flash Disk contains training material
- Certificate
- Stationeries: NoteBook and Ballpoint
- T-Shirt
- Backpack
- Training Photo
- Training room with full AC facilities and multimedia
- Lunch and twice coffeebreak everyday of training
- Qualified instructor